Si queremos organizar una reunión con un grupo de personas para discutir diferentes temas, deberíamos tener en cuenta los siguientes puntos:
Logística:
1. La distribución de los asientos determina la participación de los asistentes. Ya sea un aula, un auditorio o varias mesas colocadas en forma de U, lo más importante es que la distribución se adapte al objetivo de la reunión.
Aula: para que los participantes puedan tomar notas.
Forma de U: para que los participantes se puedan ver unos a otros. Para tomar notas sobre los puntos que deben discutirse. Es recomendable para grupos pequeños.
Auditorio: para las reuniones en que los participantes deban ver la presentación. Adecuado para grupos grandes.
2. Los equipos de audio y video son muy importantes para respaldar los argumentos que surjan en la reunión. Este equipamiento puede ayudar a que la reunión sea más eficaz e interactiva. Desde sistemas de sonido para grupos grandes, pasando por los proyectores más modernos hasta los proyectores más sencillos de transparencias (filminas). Asegurarse que la sala de la reunión esté bien equipada para lograr una reunión fluída sin interrupciones inoportunas.
3. Si tenemos que distribuir documentos entre los participantes, asegurarse de tener las cantidades necesarias. Colocar lapiceras y papel para que los mismos tomen notas.
Antes de la reunión:
1. preparar la agenda del día. Esto ayudará a presentar los objetivos y temas que deben tratarse como así también a dirigir las discusiones y a tener en cuenta cuales son los resultados deseados de la reunión.
2. Establecer un tiempo estimado para cada punto de la agenda, de este modo no se pasará el tiempo reservado para la reunión y se alcanzarán los objetivos de la misma.
3. Evaluar el perfil de los participantes. ¿Conocemos a todos? ¿Hace falta colocar carteles con los nombres de los participantes? ¿Conviene reservar un tiempo para que los participantes se conozcan antes de la reunión? Si el grupo no es muy grande, una buena táctica es hacer una introducción de cada participante antes de empezar la reunión.
4. Si se realiza alguna presentación, establecer si las preguntas se pueden realizar durante la la misma o sólo al final. Comunicar la decisión a los participantes.
Durante la reunión:
1. Tomar notas. Escuchar y aclarar los puntos que requieran atención especial.
2. No perder el control de la reunión. Establecer pautas de comunicación de los asistentes (pedido de la palabra, no permitir acotaciones de personas que no tengan la palabra, etc).
3. Resumir la discusión del tema y asegurarse que todos tengan en claro la conclusión antes de pasar al próximo punto.
Después de la reunión:
1. Una vez terminada, resumir la reunión y revisar las funciones que cada participante debe llevar a cabo antes de la próxima reunión. Establecer las fechas de las próximas reuniones con bastante anticipación para que todos puedan asistir.
2. Tomar nota de todas las ideas que han surgido, las opiniones y las decisiones que se han tomado y volcarlas a un informe. Pasar éste a todos los participantes de la reunión (a las 48 horas como máximo) y pedir que confirmen la información que de él se desprende. Si surgen cambios, introducirlos y presentarles nuevamente el informe. De esta forma se tendrán constancias de las reuniones ya celebradas para futuras referencias y planes de acción. Este informe podría tener los siguientes datos:
-Objetivo de la reunión (por ejemplo, reunión de marketing para campaña de Navidad).
-Fecha: fecha de la reunión.
-Presentes: nombre de los participantes.
-Ausentes: nombre de los ausentes.
-Temas discutidos. Conclusiones si las hubiera.
-Fecha de próxima reunión.
-Tareas pendientes. Responsable de las mismas. Fecha de presentación.
