Dentro de la variedad de eventos, los Congresos se destacan con sus propias características. Si bien no hay un modelo estándard para planificarlos, se siguen pautas comunes en su mayoría. Generalmente se reúnen miembros de asociaciones, organismos o profesionales específicos para debatir cuestiones fijadas con anterioridad. Son eventos que se realizan de manera formal. De acuerdo a la modalidad del mismo, sea Nacional o Internacional, un congreso puede planificarse con meses de anticipación y hasta algunos años antes si el mismo es de nivel Mundial.
En primera instancia hay que definir la especialización del congreso para conocer a los sectores a los que se puede implicar. Luego, tendrán lugar los objetivos, las intenciones, definición de los miembros organizadores, presupuesto, marketing, ponentes a invitar (costos), elección de fechas, lugar del encuentro y la organización de distintos Comités que participarán. A partir de estos puntos se podrán diferenciar las necesidades materiales y humanas que implicará la organización del Congreso y esto nos brindará la posibilidad de evaluar a grandes rasgos el costo del evento. Aquí es donde se deberá evaluar la contratación de una empresa organizadora.
El papel de la empresa organizadora, que deberá actuar en conjunto con el Comité Organizador, es muy importante para el desarrollo del evento. Esto lo veremos en los siguientes puntos.
El Comité y la Empresa Organizadora:
El Comité deberá dar las pautas y características del congreso, es responsable de los temas y oradores a incluir, supervisa y resuelve sobre los gastos a efectuar. En tanto "la empresa organizadora" ejecuta todas las tareas de logística y organización que se derivan de las resoluciones del Comité y aporta su Know How para que estas decisiones sean las más apropiadas. Ambos mantienen una relación muy estrecha durante la preparación de un Congreso, ya que el Comité es la autoridad máxima y la empresa es la que ejecuta las tareas y asesora en las decisiones a tomar.
Dentro del Comité existen divisiones, según la especialidad:
Comité Ejecutivo: se encarga de la toma de decisiones y resolución de pequeños inconvenientes que pudiesen surgir durante la organización.
Comité Financiero: maneja todo lo referente a ingresos y egresos de dinero. Se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprobación de gastos, étc.
Comité de Personal: se encarga de todo lo referido al tema laboral del congreso. Es el encargado de contratar el personal necesario para las distintas áreas del congreso.
Comité Científico: es una especie de jurado o tribunal, encargado de los aspectos científicos del congreso. Evalúa ponencias, propone temas y supervisa su desarrollo.
Comité Técnico: formado por los profesionales que se encargan de los aspectos más técnicos del congreso.
En lo que refiere a la actividad de la empresa organizadora, además de asesorar al Comité, debe participar de todo el proceso organizativo para prever todos los detalles, verificar el cumplimiento de las fechas previstas, estar en permanente contacto con todos los proveedores y tener reuniones previas con cada uno de ellos para chequear todos los servicios contratados.
El lugar:
Estimar la cantidad de personas que asistirán, lo que nos dará las pautas para definir el espacio que se requiere. Dependerá de la especialidad del congreso y si el mismo es nacional, internacional o mundial. Las expectativas de asistentes dependerá de ello. Puede variar de 300 a 5000 asistentes en congresos nacionales o internacionals y de 6000 20000 personas si es mundial.
Una vez elegido el lugar, la empresa organizadora en conjunto con el Comité definirán la cantidad de salas a utilizar y el equipamiento técnico necesario en cada una de ellas (sonido, filminas, videos, proyección de datos, microfonía a utilizar, iluminación, colocación de pantallas, plasmas, definir la cantidad de equipos de traducción simultánea, a cuantos idiomas se traducirá, étc). El Comité deberá comunicar a los oradores que informen el equipamiento que necesitan para sus exposiciones. Se deberá contar con una Sala Técnica para la preparación y prueba del material a exponer (definir necesidades técnicas a instalar). Se puede contar con otra sala para ruedas de prensa de algunos expositores destacados o para coffee break y atención de los oradores invitados.
Protocolo:
La imagen del evento se percibe desde el momento y la forma en que se realiza la convocatoria al mismo hasta el lugar que se eligió para llevarlo a cabo. Es muy importante la atención que se les brinda a las personalidades invitadas, para ello debemos contar con personas que hablen su idioma y sean sus guías dentro del evento (atenderlos, proveerles información, ubicarlos en las salas, étc).
Por lo general el tema del alojamiento se maneja a través de una agencia de viajes, la que se encargará además del traslado de los invitados al lugar de desarrollo del evento, distintos traslados, excursiones pre y post congreso, traslados a aeropuerto, étc.
Finalización del evento:
Se realizarán reuniones con el Comité Organizador para la evaluación total del congreso. Analizar los puntos a mejorar para considerarlos para un futuro evento. Enviar cartas de agradecimiento a los auspiciantes y a toda empresa o persona que haya colaborado. Agradecer también a las personalidades invitadas que asistieron al mismo.
Se realizará un análisis financiero del mismo.
