Continuando con el tema de las Ferias y Exposiciones, nos permitimos brindar algunas sugerencias antes de tomar la decisión de participar de las mismas:
1.- La definición del objetivo.
2.- La importancia del reglamento.
3.- Qué productos presentar ?
4.- Presupuesto de participación.
5.- La elección del espacio.
6.- Construcción del stand.
7.- Relaciones públicas y publicidad.
8.- El catálogo.
9.- El personal.
10.-Balance de la participación.
Explicitamos a continuación cada uno de estos puntos que deben ser tenidos en cuenta al considerar participar de esos eventos.
La definición del objetivo: la decisión de participar en una exposición debe responder a un objetivo claro y definido. No se puede "ir a ver qué pasa", un error muy común que por lo general se paga muy caro. Debe analizarse la situación del mercado con respecto al producto o servicio a presentar, el grado de penetración y las posibilidades reales de poder cumplir con una demanda adicional que genera la participación.
La importancia del reglamento: es muy común que el expositor no lea el reglamento o lo haga muy superficialmente. Un error que acarrea graves consecuencias, ya que allí se especifican todas las condiciones de participación, tiempos de armado y desarme, prohibiciones, condiciones técnicas de las instalaciones, seguros, vigilancia y limpieza, horarios, limitaciones en los diseños y las penalidades por incumplimiento.
Qué productos presentar: en las ferias generales, la sola presencia de la firma constituye un medio eficaz de promoción y masiva llegada al consumidor final. En las ferias profesionales, hay que tener muy en cuenta las necesidades del mercado y tratar de llevar un producto diferenciado del de la mayoría de los expositores. Una feria puede resultar un excelente punto de lanzamiento para nuevos artículos, además de ser un interesante centro de negocios.
Presupuesto de participación: un factor imprescindible y determinante es el presupuesto de la participación. Tenga en cuenta: 1) alquiler del espacio. 2) realización del stand. 3) servicios adicionales (teléfono, electricidad, gas, agua). 4) personal. 5) viáticos. 6) otros servicios (limpieza del stand, vigilancia, elementos de seguridad). 7) gasto de transporte de los productos. 8) seguros. 9) relaciones públicas. 10) publicidad y prensa (aviso en catálogo o guía oficial, avisos en diarios, folletos, fotografía y equipos audiovisuales). 11) gastos adicionales (cafés, almuerzos del personal y con potenciales clientes, transporte del personal que participará).
La elección del espacio: por lo general las ferias ofrecen dos tipos de zonas de exhibición: zona cubierta (bajo pabellón) y al aire libre. Si bien las primeras se alquilan a valores más altos, presentan algunas ventajas: protección climática, iluminación, confort, menor inversión en la construcción del stand. Los espacios descubiertos se adaptan mejor para la exhibición de productos de grandes dimensiones.
La construcción del stand: la primera cuestión a resolver es la contratación de profesionales competentes y en lo posible con experiencia en este tipo de eventos. Se les debe exigir idoneidad y responsabilidad, de modo que puedan adecuarse a los requerimientos de la empresa y a las condiciones impuestas por el reglamento de la muestra. Otro aspecto a tener en cuenta es el diseño, si bien la creatividad no tiene límites, el expositor debe contemplar los objetivos de su participación para orientarse en el tipo de stand que mejor se adapte a sus necesidades.
Relaciones públicas y publicidad: participar en una feria es una oportunidad que debe aprovecharse al máximo. La difusión previa, el envío de gacetillas informativas a los medios y, de ser posible, el lanzamiento de un nuevo producto que sustente lo antedicho será de capìtal importancia. Un buen servicio de prensa contribuye a consolidar la imagen de la empresa. Es muy importante también la elaboración del material promocional de apoyo, siendo el folleto el medio más útil y específico para llegar al potencial cliente. Las degustaciones o entrega de muestras gratuitas constituyen un efectivo canal vinculante con el visitante especializado.
El catálogo: el catálogo oficial de una feria es como un mapa, ya que orienta al visitante acerca de los productos expuestos y quienes lo ofrecen, además de sus direcciones y teléfonos. Es decir, una radiografía de la muestra en sí.
El personal: designar a un responsable de la participación es la mejor determinación que puede tomar una empresa participante. Debe ser alguien capaz de dirigir y controlar los plazos fijados por el reglamento, que pueda coordinar toda la actividad, con la responsabilidad de seguir paso a paso las alternativas de los períodos de preparación, exhibición y cierre , a partir de los criterios compartidos con la gerencia de promoción y publicidad de la empresa. Deberá contar con la ayuda de personal de recepción adiestrado para recibir al visitante, que conozca fundamentalmente los productos expuestos. En otro post anterior comentamos las "diferencias entre promotoras o vendedores".
Balance de la participación: la evaluación completa y detallada de los resultados de la participación ferial constituye un elemento muy importante, no solamente para extraer conclusiones, sino también para decidir una futura participación. El expositor debe analizar los resultados : ¿cuánta gente pasó por el stand?, ¿cuántos eran profesionales?, ¿de dónde provenían?, ¿conocían la empresa?, ¿por qué productos o servicios se mostraron más interesados?. Un buen análisis y una mejor valoración estimulan la iniciativa empresarial, la renovación de métodos y sistemas de ventas, además de permitir el contacto directo de la empresa con el mercado.
